Functioneringsgesprekken voeren

Gedurende de opleiding wil iedere leerling weten of de opleiding en de overige werkzaamheden – volgens de leermeester, mentor of praktijkbegeleider (hierna praktijkopleider genoemd) - naar tevredenheid verlopen. Het is gebruikelijk dat de praktijkopleider drie maal per jaar het verloop van de opleiding formeel bespreekt in de vorm van, respectievelijk, een:

1. functioneringsgesprek
2. voortgangsgesprek
3. beoordelingsgesprek

Deze gesprekken vinden plaats naast het reguliere werkoverleg waarbij de praktijkopdrachten worden besproken.

Het nut van formele gesprekken
De genoemde gesprekssoorten zijn hulpmiddelen bij de begeleiding van de leerling. Ze bevorderen het behalen van zo goed mogelijke opleidingsresultaten. Ook het functioneren en de ontwikkeling van de leerling als werknemer in uw bedrijf wordt hiermee geoptimaliseerd. Daarnaast leveren deze gesprekken informatie op die u kunt gebruiken bij het verbeteren van het opleidingsproces in uw bedrijf. 

1. Het functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek is een tweegesprek tussen een leidinggevende en een medewerker over het functioneren van de medewerker en het verloop van de samenwerking. Ook de bespreekpunten die de medewerker zelf aanreikt worden besproken.

Aandachtspunten voor het functioneringgesprek

• Plan het functioneringgesprek ruim van tevoren in zodat de leerling zich goed kan voorbereiden;
• maak de kaders van de gesprekken duidelijk;
• neem de data op in het opleidingsplan;
• leg de nieuwe leerling uit wat de bedoeling is van het gesprek;
• geef aan de leerling duidelijk aan wat u van hem aan voorbereiding verwacht; 
• vraag wat de leerling zelf goed en minder goed vindt gaan;
• luister goed naar de leerling, toon interesse, onderneem desgewenst actie;
• geef ook aan wat naar uw mening goed en minder goed gaat; haak hierbij in op wat de leerling heeft aangegeven;
• creëer een vertrouwelijke sfeer in het gesprek en zorg dat de leerling zich op zijn gemak voelt bij u;
• vraag de leerling wat hij van uw begeleiding vindt. Luister vooral goed naar het antwoord en neem desgewenst actie;
• zoek in overleg met de leerling naar oplossingen voor gesignaleerde problemen; maak hierover duidelijke afspraken;
• vul tijdens het functioneringsgesprek het functioneringsformulier in, laat dit tekenen door beide partijen en maak hiervan een kopie voor de leerling.

Tip
Aan het einde van de proeftijd wordt meestal een gesprek gevoerd met de leerling, dit gesprek kan gezien worden als een eerste functioneringsgesprek.

2. Het voortgangsgesprek

Een voortgangsgesprek is een tweegesprek tussen de praktijkopleider en de leerling over ontwikkeling van de leerling. Ook bespreekpunten die de leerling zelf aanreikt komen ter sprake.

Als er problemen zijn in de samenwerking of de opleiding, proberen de leerling en de praktijkopleider samen de oorzaak daarvan te achterhalen. Samen zoeken zij naar oplossingen hiervoor. Tijdens het voortgangsgesprek kan ondermeer gesproken worden over:

• de voortgang van én verbeteradviezen over de vaktechniek, de beroepshouding en beroepsvaardigheden van de leerling;
• adviezen over de ontwikkeling in de verdere loopbaan van de leerling, bijvoorbeeld over een volgende leerplaats.

Bespreek de volgende zaken in het voortgangsgesprek

• Welke afspraken hebben we met de leerling gemaakt; wat  zou de leerling doen?
• Wat heeft de leerling in de afgelopen periode gedaan?
• Indien van toepassing: Waarom heeft de leerling niet gedaan wat er is afgesproken?
• Welke afspraken gelden voor de komende periode?

Indien de leermeester, mentor of praktijkbegeleider een mening geeft over de voortgang van zijn leerling, geeft hij ook een mening over de manier waarop hij zijn eigen rol vervult. De leermeester, mentor of praktijkbegeleider heeft immers invloed op de prestaties van zijn/haar leerling.

Hierbij kunnen de volgende vragen gesteld worden:

• Wat verwacht de leerling van mij als praktijkopleider? Ben ik duidelijk in mijn rol?
• Weet de leerling precies wat ik van hem/haar verwacht?
• Bied ik de technieken of de opdrachten op de juiste wijze aan?
• Speel ik voldoende in op de mogelijkheden en de motivatie van de individuele leerling?
• Heb ik voldoende tijd besteed aan de begeleiding van de leerling?
• Heb ik de vaktechnieken op de juiste manier toegelicht?
• Heb ik de leerling voldoende gestimuleerd?

Wanneer geconstateerd wordt dat bovenstaande vragen niet allemaal met een volmondig ‘ja’ beantwoordt kunnen worden, probeer dan te achterhalen wat de redenen hiervan kunnen zijn.

3. Het beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek is een gesprek waarbij de praktijkopleider de leerling feedback geeft over zijn functioneren. De praktijkopleider geeft hierbij aan waarop hij zijn beoordeling heeft gebaseerd en wat de resultaten hiervan zijn. Het is niet de bedoeling dat tijdens het gesprek de leerling de praktijkopleider beoordeelt. De leerling kan tijdens een functioneringsgesprek wel zijn mening daarover kenbaar maken. Daarnaast kunnen er bij de eerste twee beoordelinggesprekken afspraken worden gemaakt omtrent verbeteringen. Ook een ROC kan het bedrijf verzoeken om een beoordelingsgesprek te voeren. Een periodieke beoordeling is dus gewenst (meestal drie keer per jaar).

Tip
Het voortgangsgesprek en de beoordeling van de leerling die de leermeester, mentor of praktijkbegeleider periodiek op verzoek van het roc invult kunt u combineren om tijd te besparen.

Standaard formulier
Voor het voeren van functioneringsgesprekken kunt u een standaard formulier downloaden van onze internetsite.

Meer weten?
Wilt u met een van de genoemde gespreksoorten aan de slag, heeft u vragen of ondervindt u problemen bij het voeren van deze gesprekken? Neemt u dan gerust contact op met Kenwerk. Onze adviseurs staan u graag met raad en daad terzijde.